Onko muutos yrityksellesi hitti vai huti? - Sinä päätät

Kun olet varmistanut omien työntekijöidesi hyvinvoinnin niin on aika siirtyä itse muutostilanteeseen ja siihen, kuinka johdat muutostilanteen työntekijöiden hyvinvointia ajatellen. Internetin ihmeellinen maailma on täynnä oppaita, koulutuksia ja tietoa oikeanlaisesta muutosjohtamisesta, mutta pyrin tällä tekstilläni avaamaan ihan peruskeinot, mistä aloittaa muutosjohtaminen.

Löysin Työterveyslaitokselta sivuston , mistä löytyy oppaat muutosjohtamiseen työntekijän, esimiehen ja henkilöstöhallinnon näkökulmasta. Valitsin tämän sivuston, koska projektillamme pyrimme myös tämän suuntaiseen tulokseen, mutta koska oppaita on jo pilvin pimein, niin haemme projektimme lopputuotoksella erilaisen keinon muutosprosessin helpottamiseen, mistä tulee olemaan sinulle apua jo olemassa olevien oppaiden rinnalla. Projektimme on suunnattu muutostilanteessa oleville yrityksille ja yrityksien esimiehille, joten lähdin sivustolta tarkastelemaan opasta esimiehen näkökulmasta, joka löytyy tästä.

Vain hyvinvoivat työntekijät ovat valmiita muutokseen. Kuva: Priscilla du preez/Unsplash

HYVÄ POHJA MUUTOKSELLE AUTTAA PROSESSIN LÄPIVIENNISSÄ

Oppaassa on kohta ”hyvän lähtötilanteen varmistaminen” ja kuten aiemmassa blogissani mainitsinkin, niin ensin on varmistettava, että oma työyhteisö on hyvinvoiva ennen kuin hypätään muutostilanteeseen. Muutoksen alussa organisaatio, jossa on hyvä työilmapiiri, työntekijöiden osaamisesta ja hyvinvoinnista on huolehdittu ja missä omia toimintatapoja on kehitetty, on hyvä pohja muutokseen. Tässä tilanteessa esimiehet ovat siis etukäteen varmistaneet ensin, että työntekijöiden osaaminen ja hyvinvointi ovat sillä mallilla, että he ovat valmiita muutokseen. Keskeneräinen ja huonovointinen työyhteisö ei ole valmis muutokseen, sillä eihän taloakaan aleta rakentaa, jos kivijalka on hajoamispisteessä. Ensin huolehditaan kivijalka kuntoon ja sitten rakennetaan sen päälle vuosia kestävä rakennelma.

Potkut voivat jättää syvät arvet työntekijään. Kuva. Nik Shuliahin/Unsplash

PAREMPI KEVYT LASKU KUIN TÄYSTYRMÄYS

Miten sitten johdat työntekijäsi läpi muutoksen? Suurin haaste tulee vasta sen jälkeen, kun olet todennut muutoksen olevan tarpeen. Itse muutos prosessina lisää työtaakkaa organisaatiossa. Muutosprosessi sisältää monta eri vaihetta, jotka sinun tulee viedä läpi ja samalla huolehtia siitä, että työntekijäsi ovat tietoisia eri vaiheista. Tähän vaikutat osallistamalla työntekijäsi jollain tapaa muutosprosessiin, jotta heille ei tule tunnetta, että sinä ohjaat ja he tulevat mukisematta perässä. Totta kai sinä olet vastuussa muutosprosessin toimivuudesta, mutta työntekijöillä pitäisi olla mahdollisuus vaikuttaa muutoksen eri vaiheisiin omalla panoksellaan.

”Jätä työntekijäsi mieleen positiivinen kuva sinusta ja yrityksestäsi”

Vaikeinta sinulle saattaa olla tilanne, jos joudut irtisanomaan muutostilanteessa osan työntekijöistäsi. Tässäkin tilanteessa sinun on muistettava, että kriittisessä tilanteessa käytöksesi jää mieleen ennemmin kuin sanasi. Jos eteesi tulee tilanne, että joudut irtisanomaan osan työporukasta, niin ole erityisen varovainen.

Kerro työntekijöillesi jo reilusti etukäteen, että osasta työntekijöistä joudutaan luopumaan, käsittele irtisanominen hienovaraisesti ja jätä työntekijäsi mieleen silti positiivinen kuva sinusta ja yrityksestäsi. Älä anna työntekijälle kuvaa ”kiitos vuosien työpanoksestasi, tämä oli nyt tässä” vaan pikemminkin ”olen ollut suuri apu menestyksemme polulla, mutta valitettavasti joudumme luopumaan osasta henkilöstöä. Jos tarvitsemme myöhemmin uusia työntekijöitä, niin olet aina tervetullut takaisin.”

”Selkeys ja viestintä ovat avaimet hyvään muutosprosessiin”

Oppaassa oli myös loistavasti tiivistetty se, mitä esimiehen tulisi tehdä muutosprosessin aikana. Tärkein tehtäväsi on huolehtia siitä, että työskentely sujuu hyvin, vaikka muutosprosessi on taustalla käynnissä. Sinun on kerrottava työntekijöillesi mitä odotat heiltä ja mihin heidän tulisi keskittyä. Näin annat tukea ja selkeyttä työntekijöillesi siihen, mitä heiltä vaaditaan. Tärkeää on käydä työntekijöidesi kanssa läpi myös muutoksen perusteet, jotta muutos ja siihen liittyvät asiat ovat selkeitä kaikille.

Työntekijöille muutos voi olla suuri kysymysmerkki. Kuva: Emily Morter/Unsplash

TIEDOTTAMALLA OIKEIN AUTAT TYÖNTEKIJÖITÄSI JAKSAMAAN MUUTOKSEN KESKELLÄ

Lisäksi oppaassa mainittiin viestintä. Muutoksen vaiheista viestiminen työntekijöille parantaa heidän työhyvinvointiaan, sillä muutostilanne saattaa olla uusi ja pelottava työntekijöillesi, mutta viestimällä oikein ja pitämällä heidät kartalla huolehdit siitä, että muutosprosessi ei käy liian raskaaksi työyhteisöllesi. Työntekijöilläsi saattaa olla paljon kysymyksiä muutokseen liittyen, joten vastaa heidän kysymyksiinsä parhaasi mukaan ja jos et tiedä vastausta heti, niin ota selvää ja vastaa myöhemmin.

Työntekijöiden reaktiot muutoksen eri vaiheissa voivat lennellä laidasta laitaan, mutta sinun esimiehenä on otettava myös kritiikki hillitysti vastaan. Älä ota kritiikkiä liian henkilökohtaisesti, sillä työntekijällesi voi tehdä vain hyvää, että he saavat purkaa huolensa ja näin ovat tietoisia siitä, että tiedät heidän tunteensa eikä heidän tarvi patouttaa niitä sisälleen. Joskus vain se, että oikeasti kuuntelet riittää helpottamaan työntekijöiden pelkoa muutosta kohtaan. Tärkeää on myös, että olet valmis keskustelemaan muutoksesta myös henkilökohtaisesti työntekijän kanssa kahden.

”Muutos voi olla uusi ja pelottava tilanne työntekijällesi”

Esimiehenä sinun tulee olla myös läsnä muutoksen keskellä. Älä erakoidu liikaa ja ole mukana työntekijöittesi työssä ja kerro aina minne menet, jotta työntekijöidesi ei tarvi miettiä missä mennään, mikä vain aiheuttaa heille suurta epävarmuutta. Ole valmis keskustelemaan siitä mikä muuttuu prosessin aikana ja mitkä asiat säilyvät ennallaan ja kuuntele työntekijääsi näihin asioihin liittyen. Muutosprosessi saattaa olla tulenarka tilanne ja heijastua työyhteisösi keskinäisiin suhteisiin. Ole siis valppaana ja puutu epäasialliseen käyttäytymiseen heti. Työntekijöissä saattaa olla vastarannan kiiskejä, mutta oikein johtamalla saat heidätkin pian myöntymään siihen, että muutos on joskus hyväksi.

Näillä perusvinkeillä pääset jo hyvään alkuun muutoksen läpiviemisessä. Kuulostele silti myös itseäsi ja työntekijöitäsi, sillä sinä tiedät parhaiten, miten muutosprosessi on helpoin viedä läpi sinun yrityksessäsi, sillä jokainen organisaatio on erilainen kokonaisuus. Seuraavassa blogissani käsittelen sitä, mitä sitten tapahtuu muutoksen jälkeen.

Onnea muutoksen polulle ja seuraavaan kertaan! 😊